INDONESIAONLINE – Apel Senin pagi, menjadi kegiatan rutin yang dilakukan Civitas Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim (UIN Maliki) Malang. Dalam apel pagi (18/7/2022), menekankan pemanfaatan teknologi digital guna mempermudah dalam proses administrasi, khususnya dalam proses surat menyurat.
Hal tersebut disampaikan Kepala Biro Adminsitasi Umum Perencanaan dan Keuangan (Kabiro AUPK), Dr Ahmad Hidayatullah MPd. Pemanfaatan teknologi tentunya untuk mengoptimalkan pelayanan terhadap para mahasiswa maupun unsur lainnya.
Dijelaskannya, pada era digitalisasi saat ini, dalam menangani administrasi surat menyurat, tentunya tidak harus dilakukan dengan cara atau proses yang konvensional atau manual. Misalnya terkait administrasi surat menyurat prosedur pengajuan keringanan UKT atau terkait administrasi surat menyurat dalam hal lain.
Pihaknya menyadari, bahwa pada era revolusi industri 4.0 bahkan kini beralih ke era society 5.0, sudah bukan zamannya lagi mahasiswa mengajukan surat pengajuan dalam bentuk apapun dengan prosedur manual.
Untuk itulah, perlu terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas, sehingga mahasiswa dari manapun bisa melakukan kepengurusan kelengkapan administrasi dengan mudah.
“UIN Malang memiliki Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD) yang siap membantu layanan aplikasi persuratan yang dibutuhkan oleh mahasiswa. Lembaga ini, tinggal mengajukan saja prosedurnya seperti apa,” katanya.
Dengan begitu, lanjut Ahmad, mahasiswa akan lebih mudah dalam melakukan kepengurusan administrasi, misalnya dalam kepengurusan persoalan keringanan UKT. Memanfaatkan teknologi, setiap pejabat terkait, nantinya akan mendapatkan notifikasi atau pemberitahuan mengenai surat elektronik yang harus dibaca dan ditandatangani secara elektronik.
Berbagai persoalan yang dialami, bilamana dapat disederhanakan, ditegaskan Ahmad untuk segera diproses sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Kendati begitu, tentu tetap mengutamakan koordinasi dan komunikasi untuk menghindari kesalahan.
Pemanfaatan teknologi dalam surat menyurat, tentunya akan meminimalisir adanya persoalan seperti penumpukan surat, dalam kepengurusan administrasi berbagai hal yang ada di kampus.
“Untuk itu apapun yang dilakukan, kerjakan dengan cepat, tepat, dan smart agar mahasiswa betul-betul terlayani dengan baik dan memuaskan,” ajaknya.
Penyelesaian pada berbagai persoalan, terlebih lagi bisa memanfaatkan teknologi, tentunya akan banyak persoalan lebih cepat terselesaikan dan tidak lagi terus menumpuk.
“Tugas saya sebagai Karo AUPK di UIN Maliki Malang ini untuk membantu mencapai cita-cita kampus ini menuju Perguruan Tinggi yang unggul dan bereputasi internasional,” pungkasnya.